De vereniging heeft een privacy beleid vastgesteld. Daarin is onder meer opgenomen op welke wijze persoonsgegevens worden bewaard en hoe belanghebbenden deze kunnen inzien. Verzoeken daartoe kunnen worden gedaan via het e-mailadres secretariaat@hartentroef.nl.

De “Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een uitwerking van de Europese GDPR (General Data Protection Regulation). Deze AVG beschrijft de regels waar iedereen die persoonsgegevens bewerkt zich aan moet houden. In het vervolg is op hoofdlijnen beschreven welke informatie Hartentroef als vereniging verzamelt, voor welke doeleinden deze wordt gebruikt en welke rechten belanghebbenden hebben.

Hartentroef verwerkt persoonsgegevens van leden en donateurs voor het beheren van de ledenadministratie, het beheren van de financiële administratie (contributie-inning) en het gericht kunnen informeren over verenigingsactiviteiten. Hartentroef verwerkt daartoe telefoonnummers, adresgegevens, betaalgegevens, e-mailadressen en geboortedata voor: het aangaan van het lidmaatschap en de daarbij behorende rechten en plichten, zoals het innen van contributies en donaties, het verzenden van uitnodigingen voor vergaderingen en activiteiten.

Hartentroef beschikt over een verenigingsapp. Door middel van deze app verstuurt de vereniging met name spoedberichten naar de leden (bijv. het niet doorgaan van sportavonden). Met betrekking tot deze app is een verwerkersovereenkomst aangegaan, waarin de verplichtingen en verantwoordelijkheden ten aanzien van de verwerking en de beveiliging van de persoonsgegevens zijn opgenomen.

Toegang tot de ledenadministratie hebben de bestuursleden van Hartentroef en voor een deel de leden van de sociale commissie.

Van activiteiten worden door Hartentroef beeldmateriaal als foto’s en videopnames geregistreerd waar men herkenbaar in beeld op staat.

De website van Hartentroef is bedoeld als openbaar forum om te informeren over de doelstelling van de vereniging en de activiteiten. Gegevens die voortvloeien uit contacten met Hartentroef via e-mail en de website worden voor zoveel van belang opgeslagen door de secretaris. Deze worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Hartentroef deelt geen persoonsgegevens met derden. Binnen Hartentroef gelden afspraken over de beveiliging van gegevens tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

Belanghebbenden hebben het recht om persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen.

Hartentroef bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de bovenomschreven doeleinden en de meer gedetailleerd in het verwerkingenregister en privacy beleid omschreven doelen. Nadat persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn worden deze verwijderd en/of vernietigd.

Het Bestuur.